Auteur: Femke van Amelsvoort

Datum: 16 april 2015

De persoonsgegevens die gebruikt gaan worden zijn hetzelfde als in het huidige dossier. Het zaakdossier in ‘mijn zaak’ en ‘mijn werkomgeving’ bevat algemene en bijzondere persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden niet opengesteld voor betrokkenen, met uitzondering van gegevens als e-mailadressen. Hier kunnen bijvoorbeeld nieuwe stukken naar toegestuurd worden. In deze e-mails staat alleen vermeld dat er een nieuw stuk is toegevoegd aan het zaakdossier. Dit is om de privacy te beschermen, zodat iemand niet via een mailaccount inzicht krijgt in de processtukken.

Burgerservicenummer (BSN)

Alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor bepaalde doeleinden worden gebruikt. Daarom wordt er geen toestemming gevraagd om deze gegevens te mogen verwerken. Om de identiteit vast te stellen wordt er gebruik gemaakt van je burgerservicenummer (BSN). Het BSN wordt gekoppeld aan een persoonlijk dossier. Dit nummer is bekend bij de overheid en voorkomt dat men (per ongeluk) verkeerde gegevens invult. Verkeerde gegevens kunnen altijd via de gebruiker gewijzigd worden. Zaakgegevens zijn hiervan uitgezonderd; daarvoor is een gerechtelijke procedure vereist. Het BSN is niet zichtbaar voor de andere procesdeelnemers. Het wordt enkel gebruikt ter identificatie en voor technische controlemechanismen.

DigiD

Een rechtzoekende logt in via zijn DigiD. Hierop zijn automatisch alle persoonsgegevens aanwezig, inclusief BSN. Het nadeel van het gebruik van een DigiD is dat het wachtwoord na verloop van tijd vervalt als het account niet gebruikt wordt. De burger moet dan een nieuw wachtwoord aanvragen. Het duurt een aantal dagen voordat dit nieuwe wachtwoord bekend is. Er zou dus wat moeten veranderen bij het behoud van het DigiD wachtwoord en de snelheid van de aanvraag van een nieuwe. Daarentegen hebben burgers die in ieder geval geen BSN hebben omdat ze bijvoorbeeld een asielzoeker zijn, geen last van dit probleem. Zij krijgen de informatie over hun stukken via de gemachtigde te horen krijgen. Dit gaat in de huidige procedure ook zo en dit gaat dus niet veranderen.

De toegang van persoonsgegeven is beperkt tot medewerkers die vanuit hun functie betrokken zijn bij bepaalde onderdelen. Dit is voor de privacy gunstig, maar dit kan het ook ingewikkelder maken. Stel dat een medewerker plotseling toch andere gegevens nodig heeft dan waar hij/zij toegang tot heeft. Dan moet deze werknemer dit via een andere werknemer alsnog opvragen. Gegevens worden zo via mails of iets dergelijks openbaar toegankelijk. Om onduidelijkheden over het vergaren van persoonsgegevens aan de betrokkenen te voorkomen worden deze via de site van de rechtspraak en ‘mijn zaak’ vermeld. Dit is om te voldoen aan de informatieplicht.